Notionに全部まとめるのをやめたら、役割が見えてきた

Notionを使い始めると、全部ここにまとめたくなる。

タスク、メモ、プロジェクト、学習ログ、記事ネタ、生活の記録。ひとつの場所に置けば、どこに何があるか分かりやすくなる気がする。自分もそう思っていた。

情報が複数の場所に分かれていると不安だった。どこに何があるか分からなくなりそうで。

でも、使い方を見直してみると、全部をNotionにまとめる必要はなかった。大事なのは、全部を同じ場所に置くことではなく、何をどこに置くかが自分の中で決まっていることだった。

Notionはただのメモ帳ではない。

文章を書けるだけなら他のメモアプリでいい。タスクを並べるだけならタスク管理アプリでいい。Notionの強みは、データベースの1行がそのままページになるところにある。

普通の表では、1行は1行で終わる。でもNotionでは、その行を開くとページになる。メモを書けて、参考リンクを置けて、作業ログや判断の経緯も残せる。一覧で管理しつつ、中身も育てていける。

Notionの価値は、自分で見て、自分で分けて、自分で判断できる構造を作れるところにある。AIや自動化でうまく回してくれるツールとしては、まだあまり使っていない。

Notionは構造化できるからこそ、入れる前に考えることが増える。

これはタスクなのか。メモなのか。プロジェクトなのか。あとで見返す資料なのか。今週扱うものなのか。

余裕があるときはそれでもいい。でも、仕事の合間に思いついたことを残したいだけのときや、疲れていて頭の中から逃がしたいだけのときには重い。

タスク管理でも同じことが起きた。Notionできれいな管理体制を作ることはできる。でも、実行したいだけのタスクに毎回プロパティを考えると、行動の前に止まる。整理のための判断が増えすぎると、タスク管理が実行の助けにならなくなる。

ここで、全部をNotionにまとめることが正解ではないと感じた。

以前は、情報が複数の場所に分かれていること自体が不安だった。でも今は考え方が変わった。

分かれていることが問題なのではなく、役割が曖昧なことが問題だった。

役割	置き場所	理由
文書・資料・下書き	Google Drive	docやスプレッドシートはGoogleに統一し自然にDriveで管理。NotebookLMで活用。
今日やるタスク繰り返しタスク	TickTick	実行管理に向いている
時間が決まった予定	Googleカレンダー	時間軸で見るものだから
検討事項、リスト	Notion	あとで整理する入口として扱う
日々の記録	Notion	振り返りと状態管理に向いている
プロジェクト	Notion	DB、ページ、リレーションが活きる

文書はGoogle Driveに置く、という判断は自分の中では大きかった。以前なら、文書も下書きもNotionに置きたくなっていた。でも、docとして扱うものはDriveの方が自然だった。

一方でNotionには、Notionに向いているものがある。検討してあとで見返したり、状態を変えたり、別のテーマとつなげたりするものだ。だからこそ、データベース、ページ、リレーション、フィルターが活きる。外部とつなぐのもリンクできる。

自分にとってNotionは、すべての文書を置く場所でも、タスクをひたすら消化する場所でもない。

キャプチャーを受けて、ログで見返して、プロジェクトとして育てて、判断や言葉を残す。そういう「流れを整理する場所」として使うのが、自分には合っている。

何をどこに置くかが決まっていて、その場所に置く理由があって、あとで見返すときに迷わない。それが決まっていれば、ツールは分かれていてもいい。

Notionに全部まとめるのをやめたことで、逆にNotionの使いどころがはっきりした。